Ik ben in gesprek met de voorzitter van de toernooicommissie; Marjan de Groot-Loovers, maar er zitten meer leden in deze commissie, namelijk; Robbert, Danny, Roel, Henk en Ward.
En ik moet bijna haast maken. Want een half uur nadat ik in gesprek ben met Marjan komt de gehele commissie samen om wederom te spreken over het komende toernooi; Suthwalda Open!
Toernooicommissie Marjan, wat doe je dan precies? Ik denk dan aan het organiseren en verantwoordelijk zijn voor alle toernooien binnen de club.
Nou, niet alle toernooien. Op dit moment alleen Suthwalda Open en de clubkampioenschappen.
Hoor ik je nu zeggen; op dit moment?
Ja, we willen wel weer een jeugdtoernooi opzetten. Maar dat staat nog in de kinderschoenen.
Maar ik mis nog een toernooi, het Game Set & Match toernooi. Wie doet dat dan?
Dat is hetzelfde, dat zijn de clubkampioenschappen maar dat klinkt voor sommigen zo zwaar. Dus vandaar dat we het toernooi anders genoemd hebben.
En padel dan?
Dat zit bij Suthwalda Open en het Game, Set & Match toernooi in. Er zijn nog geen op zichzelf staande padel toernooien.
Klinkt erg abstract, Suthwalda Open organiseren. Wat houdt dat precies in? Waar ben je dan verantwoordelijk voor? Wat organiseer je dan precies?
In het voorjaar starten we met flyers opmaken en verspreiden. Dit willen ze graag voor de start van de competitie klaar hebben, zodat het mee gegeven kan worden in de mappen van de aanvoerders.
Vervolgens wordt het toernooi reglement up to date gemaakt en daarna wordt het toernooi opengezet. En dan, kunnen we ons allemaal inschrijven!
Vlot daarna gaat de commissie om tafel om de week door te nemen. Vragen als; werkt de omroepinstallatie, hebben we ballen genoeg, zijn er emmers voor als het warm weer wordt zodat we deze langs de baan kunnen zetten, komen allemaal voorbij. Er wordt ook veel samengewerkt met de kantinecommissie (alle dagen moet er bezetting zijn en op sommige dagen zelfs meer dan gebruikelijk, voorraden moet anders besteld worden etc.), de accommodatiecommissie (ligt het park en de banen er goed bij) maar ook de communicatiecommissie voor uitingen en communicatie op socials en mailingen.
Dan verdelen we onderling ook de taken; wie is wanneer aanwezig en wie zit wanneer achter de wedstrijdtafel.
En wachten jullie dan keurig tot de sluitingsdatum van het toernooi?
Dagelijks worden de inschrijvingen opgehaald en dan is op enig moment het toernooi vol, dan sluiten we deze. Daarmee wachten we niet altijd tot de einddatum.
Vol? Wanneer is het vol?
Op enig moment is het wedstrijden tellen. Bij tennis kunnen we max 350 wedstrijden wegzetten in een week. En bij padel is dat minder, namelijk; 175.
Fijn, toernooi gesloten. Is het dan klaar?
Nee, dan begint het pas. We kijken eerst of alle dubbel partners ingeschreven staan en ook gekoppeld zijn aan elkaar. We checken of alle poules bezet zijn of dat we een poule bij elkaar moeten zetten, denk aan bijvoorbeeld GD5 35+. Daar heeft maar 1 koppel zich ingeschreven en in de open klasse GD 5 3 koppels. Dan stellen we voor om dat bij elkaar in te laten spelen. Daarna halen we de actuele rating op bij de KNLTB, dat is zo gedaan hoor. Dit doen we allemaal voordat we daadwerkelijk gaan loten en plannen!
En dan gaan we alle categorieën bij langs. We gaan eerst loten en dan plannen. Dat plannen kan in het systeem met 1 druk op de knop. Maar dan lopen we alle verhinderingen mis. Dus we plannen alles handmatig.
Handmatig?
Ja, handmatig en dat is een hele klus. Als dat klaar is versturen we de uitnodigingen en planningen naar een ieder. En dan hebben we ‘slapeloze nachten’. Nee geintje. Nou ja of soms ook wel. Want dan gaat iedereen ons bellen, mailen, appen met vragen als; Ik kan toch niet, kan ik een half uur later spelen? Kan ik ruilen met een koppel qua tijdstip uit een andere poule? Ik ben geblesseerd en speel niet meer mee en nu? Ofwel, het is een hele klus om daadwerkelijk alles gepland en rustig te krijgen en te starten.
Wordt er dit jaar ook weer avondeten aangeboden?
Halverwege de week komt er een foodtruck; Le Baoski. Zij waren ook aanwezig tijdens het play-offsweekend.
En dan? Ik durf het eigenlijk niet zeggen, we gaan natuurlijk uit van mooi weer. Maar wat nou als het regent?
Dan mogen we hier de tennishallen in. Daarnaast zijn baan 7 en 8 relatief snel bespeelbaar. En naar de Weide kunnen we ook altijd.
Marjan heb jij nog een laatste vraag of opmerking aan de lezer van dit artikel?
Tijdens Suthwalda Open kunnen we nog wel wat handjes gebruiken. Wellicht wil de jeugd dit doen? Tijdens de Play-offs hebben ze dat ook zo goed gedaan. Lijnen vegen, banen slepen, sproeien, maar ook emmers water (als het heel warm wordt) verversen en naar de banen brengen.
En lijkt het jou leuk om ook in deze commissie deel te nemen?
Meld je dan aan. We zoeken nog iemand met een padel achtergrond eigenlijk, maar ook een tennisser is zeker welkom!
*Ward mist op de foto.
